Abrechnung, Vertrag und Kosten eines Betriebsarztes

Was kostet der Betriebsarzt?

Bei der betriebsärztlichen Betreuung fallen sehr unterschiedliche Leistungen an, und der Bedarf der Unternehmen ist ebenso unterschiedlich, so dass zum Thema der Kosten eine pauschale Antwort nicht möglich ist. Betriebsärzte rechnen auch nach vielfältigen Modellen ab, zudem oft unterschiedlich je nach Betreuungsmodell (Regelbetreuung, Unternehmermodell) und Betriebsgröße, was einen einfachen Preisvergleich für Kunden oft sehr erschwert. Zudem sind Betriebsärzte und überbetriebliche Dienste bei der Abrechnung nicht an die Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ) gebunden, sondern können mit ihren Kunden die Abrechnungsmodalitäten und Preise frei vereinbaren. Das ist für die Kunden durchaus von Vorteil, denn hier bilden sich Marktpreise heraus, die zum Teil deutlich unter entsprechenden GOÄ-Gebühren liegen.

Um Ihnen dennoch ein paar Anhaltspunkte zu geben, haben wir die typischen Tätigkeiten, anfallende Kosten und verwendeten Abrechnungsmodelle für Sie zusammengestellt.

  • Tätigkeiten, die nicht-medizinischen Charakter haben, z.B. Beratung, Gefährdungsbeurteilung, Besprechungen, Begehungen, Sitzungen des Arbeitsschutzausschuss usw. werden meist mit einem Stundensatz abgerechnet. Zu beachten ist dabei, dass einige Leistungen (z.B. Dokumentation, Vorbereiten von Sitzungen, Protokolle, telefonische Beratungen) nicht im Betrieb vor Ort erbracht, sondern im Büro des Betriebsarztes erledigt werden. Diese Arbeiten werden teilweise ebenfalls nach Stundensatz abgerechnet, so dass evtl. auf einer Rechnung mehr Einsatzstunden abgerechnet werden, als der Betriebsarzt tatsächlich vor Ort war. Teilweise wird dieser Zusatzaufwand pauschaliert abgerechnet (z.B. als fester Prozentsatz der Einsatzzeit vor Ort, oder auch mit festem Aufwand), teilweise aber auch in den Stundensatz eingepreist, so dass dann nur die tatsächlichen Einsatzstunden vor Ort abgerechnet werden (mit entsprechend höherem Stundensatz).
  • Ärztliche Tätigkeiten, insbesondere arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen, aber auch ärztliche Beratungen, Impfungen etc. können ebenfalls nach Stundensatz abgerechnet werden. Als Variante wird hier auch eine Abrechnung nach Festpreisen pro Untersuchung verwendet. Die Preise können sich dabei an der GOÄ orientieren, müssen es aber nicht. Viele Ärzte, die eine Praxis betreiben, haben auch entsprechende Preislisten für die typische Untersuchungen veröffentlicht (per Google leicht zu finden). Wie bei jeder Preisliste besteht hier ein gewisser Spielraum, abhängig unter anderem von der Anzahl durchgeführter oder vereinbarter Untersuchungen (Mengenrabatte sind üblich) oder einer Vertragsbindung der Unternehmen an den Arzt (bei Vertragsbindung günstiger als bei stückweisem Einkauf einzelner Leistungen).
  • Neben der Leistung des Betriebsarztes selbst fallen oft noch diverse Einzelkosten an wie z.B. Kosten für Impfstoffe, oder Kosten für Fremdlabor. Auch eine Umlage von Fahrtkosten, ggf. als Entfernungspauschale, von Portokosten usw. ist grundsätzlich möglich. Diese Kosten werden entweder separat auf der Rechnung ausgewiesen oder in Pauschalen im Rahmen einer Mischkalkulation eingepreist (z.B. Festpreis für bestimmte Untersuchungen beinhaltet übliche Laborkosten).
  • Auf die beschriebenen möglichen Rechnungspositionen fällt üblicherweise noch der normale Mehrwertsteuersatz an. Die genauen Modalitäten der Mehrwertsteuer bei Leistungen eines Betriebsarztes sind relativ komplex und nicht immer ganz eindeutig. Als Faustregel fällt auf nicht-medizinische Leistungen (Beratung, Begehung, Dokumentation, Gefährdungsbeurteilungen, etc.) der normale MwSt.-Satz an, während rein medizinische Leistungen (z.B. Vorsorgeuntersuchungen) von der Mehrwertsteuer befreit sind. Es gibt jedoch in beiden Fällen Ausnahmen. So unterliegen beispielsweise Untersuchungen, die nicht zur arbeitsmedizinischen Vorsorge gehören (z.B. Einstellungs- oder Eignungsuntersuchungen auf Wunsch des Unternehmens oder Screenings im Rahmen von Gesundheitsaktionen) dem normalen MwSt.-Satz.
  • Gerade für Kleinbetriebe, für die die DGUV Vorschrift 2 ein festes Stundenkontingent für die Grundbetreuung vorsieht, wird die Grundbetreuung oft auch nach Pauschalen abgerechnet, die in festen Zeitabständen (jährlich, quartalsweise) in Rechnung gestellt werden, unabhängig von der tatsächlich in Anspruch genommenen Leistung. Ähnliche Abrechnungsmodalitäten gibt es im Bereich des Unternehmermodells.
  • Bei Kleinbetrieben mit nur wenigen Mitarbeitern wird in einigen Fällen auch ganz auf eine Detaillierung verzichtet und eine Pauschale für die arbeitsmedizinische Betreuung mit oder ohne Vorsorgeuntersuchungen vereinbart. Diese kann einmalig oder regelmäßig berechnet werden, für den Betrieb insgesamt oder pro beschäftigtem Mitarbeiter. Der Phantasie sind hier keine Grenzen gesetzt, und wie immer bei Pauschalen kommt es darauf an, welche Leistungen tatsächlich mit der Pauschale abgegolten sind und welche ggf. zusätzlich berechnet werden. Der vermeintlich einfachen und kalkulierbaren Abrechnung steht hier also ein erhöhter Aufwand bei der Beschreibung der von der Pauschale erfassten und nicht erfassten Leistungen gegenüber. Oder das böse Erwachen, sobald der Unternehmer feststellt, dass in der vermeintlich günstigen Pauschale die gesetzlich geforderten Betreuungsleistungen gar nicht enthalten sind, extra abgerechnet werden, oder wieder an den Unternehmer zurück delegiert werden.
  • Eine Abrechnung nach Gebührenordung für Ärzte (GOÄ) ist ebenfalls möglich. Da die GOÄ jedoch die Besonderheiten der Arbeitsmedizin nur unzureichend berücksichtigt, werden hier viele "Analogziffern" verwendet. Zu beachten ist dabei auch, dass bei Vereinbarung der GOÄ als Abrechnungsgrundlage die GOÄ als Ganzes zu beachten ist, d.h. nicht nur die dort festgeschriebenen Preise, sondern das gesamte Regelwerk drum herum. So dürfen dann z.B. bestimmte Kombinationen von "Leistungsziffern" nicht abgerechnet werden. Auch kann eine GOÄ-Abrechnung unter Umständen zu Problemen mit dem Datenschutz und der ärztlichen Schweigepflicht führen, weil hier das Unternehmen eine GOÄ-konforme Rechnung erhalten muss, die unter Umständen Rückschlüsse auf personenbezogene medizinische Daten des Mitarbeiters erlaubt. Eine GOÄ-Abrechnung wird oft verwendet, wenn Ärzte anderer Fachdisziplinen neben einem normalen Praxisbetrieb auch Betriebsmedizin betreiben und dafür ihre normale Praxissoftware verwenden. Dort ist die Komplexität der GOÄ-Abrechnung bereits einprogrammiert, so dass "auf Knopfdruck" automatisch ganze "Leistungsketten" von GOÄ-Ziffern in die Rechnung übernommen werden.
Konkrete Zahlen sind ohne weitere Angaben schwer zu prognostizieren. Für eine einfache Abschätzung der realistischen Kosten für eine gesetzeskonforme Betreuung können Sie den Aufwand in Einsatzstunden nach der DGUV Vorschrift 2 ermitteln und mit dem Stundensatz eines Arztes multiplizieren (2- bis 3-faches einer "Meisterstunde" im Handwerk). Preislisten für arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen finden Sie im Netz, diese Kosten (oder entsprechende Einsatzzeiten) fallen zusätzlich an, je nach Anzahl der notwendigen Untersuchungen. Im Allgemeinen werden die tatsächlichen Kosten unter den so geschätzten Kosten liegen, weil die Untersuchungen meist nicht jährlich anfallen, tatsächlich tendenziell eher weniger Einsatzstunden anfallen und die lokalen Marktpreise auch deutlich geringer sein können.

Unser Tipp

Folgende Punkte können bei Überlegungen zu Kosten relevant sein.

  • Die arbeitsmedizinische Betreuung ist ein freier Markt. Dementsprechend bilden sich für die Leistungen Marktpreise heraus, die je nach Ort und Wettbewerbssituation stark schwanken können. Vergleich kann sich lohnen, erfordert aber eine genaue Vorstellung des Leistungsumfangs.
  • Vergleichen Sie Angebote auf Basis der Vorgaben der DGUV Vorschrift 2, und ggf. geschätzten Zahlen für Vorsorgeuntersuchungen (basierend auf Mitarbeiterzahlen, Gefährdungsbeurteilung und Wiederholungsrhythmus der Untersuchungen). Selbst wenn Sie diese Daten vorab nicht exakt ermitteln können und diese ein Stück weit fiktiv sind, so bilden die Schätzwerte doch die entscheidende Grundlage für einen aussagekräftigen Angebotsvergleich.
  • Ein Abrechnung rein nach Einsatzstunden, oder nach Einsatzstunden und Festpreisen für Untersuchungen jeweils zgl. Einzelkosten hat sich nach unserer Erfahrung als ein guter Kompromiss zwischen Abrechnungsaufwand und Transparenz erwiesen.
  • Lassen Sie sich nicht von sehr günstigen Pauschalen blenden, diese bieten nur vermeintlich einen Vorteil bei Kosten, Abrechnung und Kalkulationssicherheit. Es kommt sehr darauf an, welche Leistungen in der Pauschale enthalten sind. Hier wird gelegentlich getrickst, so dass Sie viele Leistungen dazukaufen müssen, um Ihre gesetzliche Pflicht als Unternehmer zu erfüllen. Rechnen Sie nach, wieviel die DGUV V2-konforme Betreuung (Grundbetreuung, Untersuchungen, ggf. an Hand geschätzer Zahlen für den Bedarf) tatsächlich kostet. Es kommt drauf an, was unter dem Strich steht (egal wie sich die Summe auf Pauschalen, Festpreise und Einsatzstunden verteilt). Achten Sie darauf, dass eine Betreuung nicht nur "auf dem Papier" besteht, denn Papier ist bekanntlich geduldig. Sollten Sie als Unternehmer aber z.B. mit Arbeitsunfällen oder Berufkrankheiten konfrontiert werden, so müssen Sie nachweisen können, dass Sie Ihrer Vorsorgepflicht tatsächlich nachgekommen sind.
  • Ein weiterer Nachteil ist, dass bei einer Zusammenfassung von Leistungen in Pauschalen oft eine genaue Aufteilung der Mehrwertsteuer nicht möglich ist und daher ein höherer MwSt.-Betrag in Rechnung gestellt wird, als dies bei einer detaillierten Abrechnung der Fall wäre.

Worauf muss ich achten, wenn ich einen arbeitsmedizinischen Dienst oder niedergelassenen Arzt beauftrage?

Eine pauschale Aussage dazu ist schwer zu treffen, aus unserer Sicht kommt es auf zwei Punkte an. Zum einen darauf, dass die gesetzlichen Regelungen in Bezug auf Arbeitsschutz erfüllt sind und Sie sich darauf verlassen können, dass Ihr Dienstleister für Sie hierauf achtet, Sie entsprechend berät und auf die entscheidenden Punkte hinweist. Ein Betriebsarzt, der Ihren Betrieb nicht persönlich aufsucht und seine Betreuung "nach Papierlage" erledigt mag sehr kostengünstig sein. Es bleibt fraglich, ob er so aber das notwendige umfassende Bild des Betriebes gewinnen kann, um tatsächlich die individuellen Anforderungen an Arbeitsschutz in Ihrem Unternehmen zu erkennen und mit Ihnen die beste Vorgehensweise erarbeiten zu können.

Zum anderen zählen Ihre eigenen Vorstellungen von einer Betreuung durch den Betriebsarzt. Jeder Unternehmer setzt hier andere Schwerpunkte, und deshalb passt auch nicht jeder Betriebsarzt zu jedem Unternehmen. Das setzt natürlich voraus, dass Sie sich selbst schon mit dem Thema Arbeitsschutz in Ihrem Unternehmen beschäftigt haben und bereits eine eigene Vorstellung von der Zusammenarbeit mit dem Betriebsarzt entwickelt haben. Diese entwickelt sich aber oft auch im Dialog mit einem Anbieter. Sprechen Sie also mit dem Anbieter, schildern Sie Ihre Vorstellungen und hören Sie sich seine Vorschläge an. Dabei merken Sie bereits, ob der Betriebsarzt auf Ihre Wünsche und Vorstellungen eingeht oder Ihnen sein Standard-Betreuungsschema verkaufen möchte.

Ein weiteres Kriterium könnte sein, inwieweit Sie mit einem Anbieter gut für die Zukunft aufgestellt sind. Die Arbeitswelt befindet sich in stetem Wandel, und die Arbeitsmedizin entwickelt sich daher ebenfalls mit hohem Tempo weiter. Waren vor etlichen Jahren noch viele Mitarbeiter mit handwerklichen Tätigkeiten beschäftigt und dabei tatsächlich vielen Gefahren ausgesetzt, so haben sich dank moderner Maschinen, Automatisierung und technischen Schutzvorrichtungen viele Gesundheitsgefahren stark verringert. Auf der anderen Seite stehen heute viele Menschen auf Grund der demografischen Entwicklung deutlich länger im Berufsleben. Gesundheitliche Probleme, die früher überwiegend bei Rentnern zu finden waren, treffen vermehrt berufstätige Menschen. Auch der rasche Wandel der Arbeitswelt überfordert viele Mitarbeiter, der einst erlernte Beruf wird heute nicht mehr benötigt oder hat sich stark verändert, psychische Belastungen am Arbeitsplatz nehmen zu. Es spricht sicher für einen Anbieter, wenn er Kompetenz in zunehmend relevanter werdenden Themen wie betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM), betriebliches Eingliederungsmanagement oder Umgang mit psychischen Belastungen am Arbeitsplatz vorweisen kann und diese Begriffe nicht nur auf seine Homepage schreibt, weil das seine Wettbewerber auch machen.

Und natürlich sind die Einhaltung von Voraussetzungen und Randbedingungen wesentliche Kriterien.

  • hat der Anbieter gerade die notwendige Kapazität verfügbar, um Ihre Firma zu betreuen?
  • ist der Anbieter gut organisiert, ruft er zurück wenn Sie ihm eine Nachricht hinterlassen oder eine Mail senden? Hilft Ihnen die Antwort tatsächlich weiter? Dies sind gute Indizien für den späteren Ablauf der Kommunikation und oft ein besseres Entscheidungskriterium als eine beworbene Hotline oder eine zugesicherte Reaktionszeit.
  • stimmen die angebotenen Vertragsbedingungen?
  • wie lange sind Sie an den Vertrag gebunden? Wie schnell können Sie den Vertrag kündigen, wenn Sie doch nicht zufrieden sind?
  • ist der Betriebsarzt bereit, sich persönlich bei Ihnen vorzustellen und sich Ihren Betrieb vorher anzuschauen?

Unser Tipp

Blicken Sie etwas hinter die Kulissen, hinterfragen Sie die Bestandteile von Angeboten und lassen Sie sich die Punkte erklären, die Ihnen unklar sind. Achten Sie darauf, wie schnell Sie tatsächlich Kontakt zu einem kompetenten Ansprechpartner bekommen, ob versprochene Rückmeldungen oder die Weitergabe Ihres Anliegens tatsächlich erfolgen, oder ob Sie selbst sich darum kümmern und womöglich mehrfach nachfragen müssen. Das gibt Ihnen einen unmittelbaren und besseren Eindruck vom Arbeitsstil Ihres potentiellen Vertragspartners als jede Werbeaussage in Bezug auf Erreichbarkeit, jederzeit vorhandene Vertretungen oder Hotline.

Ein langjährig betriebenes Geschäft ist noch keine Garantie für Fachkompetenz auf einem aktuellen und zukunftsgerichteten Stand. Entscheidend ist vielmehr, ob zur langjährigen Erfahrung auch die permanente Weiterentwicklung und Fortbildung hinzukommt. Gerade im medizinischen Bereich, und damit auch in der Arbeitsmedizin bleibt die Zeit nicht stehen, und was gestern noch anerkannte Vorgehensweise war, ist heute bereits veraltet und genügt evtl. einer inzwischen geänderten Gesetzeslage nicht mehr. Meist können Sie bereits der Homepage Ihres favorisierten Anbieters entnehmen, ob er z.B. Vorträge auf Fachkongressen hält oder wenigstens an diesen teilnimmt.

Was sollte im Vertrag über die arbeitsmedizinische Betreuung geregelt sein?

Wie bei jeden Vertrag sollte zunächst der Leistungsumfang klar geregelt sein. Zum einen kann hier natürlich auf die Grundlage der DGUV Vorschrift 2 verwiesen werden. Hierin sind bereits wichtige Eckdaten festgelegt, die dann nicht nochmals extra im Vertrag wiederholt werden müssen (z.B. die vorgeschriebene Dokumentationspflicht des Betriebsarztes). Auch andere Gesetzestexte (z.B. zur Stellung des Betriebsarztes im Betrieb, seiner fachlichen Weisungsfreiheit, zur Schweigepflicht oder der Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat) müssen nicht unbedingt in den Vertrag kopiert werden, denn diese gelten ohnehin, sofern sie nicht gerade unter dispositives Recht fallen.

Wichtig zu regeln sind dagegen Punkte, bei denen die DGUV V2 Spielraum lässt oder mehrere Fälle unterscheidet. Das betrifft zu betruende Mitarbeiterzahl, Betreuungsmodell (Regelbetreuung oder alternative Betreuung) oder die prozentuale Aufteilung der Grundbetreuung auf Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit. Geregelt sollte auch sein, welche arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen voraussichtlich durchzuführen sind oder welche Leistungen Sie über den vorgeschriebenen Umfang hinaus erwarten. Auch an besondere Leistungen wie z.B. aus dem Bereich der Gesundheitsförderung, Arbeitspsychologie oder andere Beratungsleistungen sollten Sie hier denken.

Insbesondere bei Pauschalierungen bzw. Festpreisen für bestimmte Leistungen muss der Leistungsumfang genau definiert sein, damit das Arbeitspaket tatsächlich alle notwendigen Leistungen umfasst und später keine hohen Forderungen für zusätzliche Leistungen erhoben werden.

Ebenso müssen die Preise für die einzelnen Leistungen bzw. die Stundensätze im Vertrag festgeschreiben sein. Bei einer Abrechnung nach Stundensätzen kann auch der Zeitaufwand für einzelne Leistungen vorgegeben werden, womit dann letztlich wiederum die Wirkung von Festpreisen erreicht wird. Auch die Abrechnungsvarianten können verhandelt werden, beispielsweise auch Mischungen aus gut pauschalierbare Leistungen (z.B. Vorsorgeuntersuchungen), die nach Festpreisen abgerechnet werden und anderen Leistungen, die nach Stundensätzen abgerechnet werden. Ebenfalls sollten Regelungen zu Kompensationen berücksichtigt werden, falls Mitarbeiter Untersuchungstermine ohne vorherige Absage nicht wahrnehmen. Auch Stornierungsbedingungen für vereinbarte Untersuchungstermine durch den Unternehmer sollten nicht fehlen (z.B. kostenfrei bis 24 h vorher). Zudem ist auf die Vertragslaufzeit zu achten, auf eventuelle Kündigungsfristen oder automatische Vertragsverlängerungen, die in Kraft treten, wenn der Vertrag nicht rechtzeitig gekündigt wird und die den Unternehmer unter Umständen dann sehr lange an den Dienstleister binden. Dazu kommen die üblichen vertraglichen Regelungen zu Rechnungsstellung, Zahlungsfristen, Haftung etc.

Einen wichtigen Punkt betreffen die Mitwirkungspflichten des Unternehmens. Dazu gehört insbesondere, dem Betriebsarzt die Informationen zur Verfügung zu stellen, die er für seine Arbeit benötigt. Auch die Bereitstellung eines Raumes für den Betriebsarzt sollte ebenso wie weitere Voraussetzungen für dessen Arbeit vor Ort geregelt sein (z.B. Stromanschluss, Internetzugang, sofern notwendig). Nicht zuletzt sind vertragliche Regelungen zu Aufbewahrungs- und Herausgabepflichten von Unterlagen (z.B. Übergaberegelungen bei einer Vertragskündigung oder beim Ausscheiden von Mitarbeitern) oder Regelungen zu Datenschutz, Vertraulichkeit oder anderen Unternehmensvorgaben (Zugangsregelungen, Compliance-Vorschriften, etc.) in vielen Verträgen zu finden.

Unser Tipp

Im Netz finden Sie zahlreiche kostenlose Musterverträge für die Betreuung durch einen Betriebsarzt oder arbeitsmedizinischen Dienst, an Hand derer Sie sich einen Eindruck der typischen Vertragsinhalte verschaffen können (z.B. hier bei der BGW oder einfach bei Google). Die meisten Dienstleister orientieren sich an diesen Mustern, verwenden jedoch eigene spezifische Anpassungen und Varianten. Hier gibt es deutliche Unterschiede zwischen den Anbietern bei der Regelung der angesprochenen Punkte.

Wie lange bin ich an den Arzt oder Dienstleister gebunden? Wann kann ich den Betriebsarzt wechseln?

Grundsätzlich können Sie den Betriebsarzt wechseln, wenn Sie den Vertrag mit ihm kündigen. Eine entsprechende Regelung zu Kündigungszeitpunkt und -fristen ist in den Verträgen enthalten. Die üblicherweise vereinbarten Fristen reichen hier von wenigen Monaten bis zu einem Jahr, können aber natürlich in jedem Vertrag anders geregelt sein.

Für Unruhe unter den Betriebsärzten hat im Jahr 2014 allerdings ein Urteil des Bundesgerichtshofes gesorgt (BGH, Urtel vom 13.11.2014 – III ZR 101/14), nach dem die Tätigkeit eines Betriebsarztes einen "Dienst höherer Art" darstellt, der auf Grund einer besonderen Vertrauensstellung erbracht wird. Der Vertrag kann dann gemäß § 627 Abs. 1 BGB auch ohne wichtigen Grund (i.S. von § 626 BGB) jederzeit fristlos gekündigt werden, sofern nicht ein dauerhaftes Dienstverhältnis mit festen Bezügen vereinbart ist. Das bedeutet, dass bei den typischen Vertragskonstellationen beide Seiten (!) den Vertrag jederzeit fristlos kündigen können.

Unser Tipp

Wenn Sie sich eine einfache Wechselmöglichkeit offenhalten möchten, dann vereinbaren Sie von vornherein kürzere Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen (z.B. 3 Monate), an die dann natürlich auch die Abrechnungsmodalitäten entsprechend angepasst werden müssen. Sie können dann den Vertrag ganz normal fristgerecht kündigen.

Als Unternehmer können Sie Ihrem Betriebsarzt zudem in den meisten Fällen fristlos kündigen, ganz unabhängig von Regelungen im Vertrag oder einem "wichtigen Grund". In den normalen Fällen wird es allerdings zielführender und nervenschonender sein, eine geregelte vorzeitige Auflösung des Vertrages zu vereinbaren oder zumindest rechtliche Expertise einzubinden, wenn Sie den Vertrag auf diese Weise beenden möchten. Es gibt nämlich durchaus einige Fallstricke. So kann z.B. auch der Betriebsarzt dem Unternehmer fristlos kündigen oder das Kündigungsrecht kann durch individuelle Vereinbarungen ausgeschlossen sein.

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